AgoraDMS este o soluție integrată pentru managementul documentelor și a fluxului de sarcini. De asemenea conține și un modul de Registratură, în jurul căruia se poate organiza tot fluxul de lucru.
Soluția se pliază perfect pentru crearea unui ghișeu unic la nivelul instituției publice, având posibilitatea de a se intega cu un portal web sau o aplicație de informare pe Infokiosk.
Iată care sunt module componente:
1. Registratură
Acest modul acoperă pe lângă înregistrarea documentelor care intră sau ies dintr-o instituție și stocarea acestora în format electronic dar mai ales evaluarea activității departamentelor care lucrează la soluționarea documentelor intrate în instituție.
Caracteristici:
- posibilitate de a avea mai multe registre (ex: Registrul Unic și registre pentru fiecare departament)
- posibilitate de a aloca numărul de intrare și de ieșire
- posibilitate de rezervare a numerelor de înregistrare cu drepturi pentru fiecare utilizator
- atașare de documente în format electronic la un document înregistrat
- tipărire dovadă de înregistrare personalizată
2. Înregistrarea documentelor
Înregistrarea documentelor se face foarte simplu, completând exact aceleași câmpuri pe care utilizatorii le-ar fi completat în formularul de pe hârtie. Mai mult, documentele pot fi trimise automat pe un flux de lucru și pot fi folosite ca task-uri pentru cei cărora se adresează.
Caracteristici:
- se poate alege să se păstreze datele completate pentru a facilita înregistrarea mai multor documente care au aproape aceleaşi date (sunt primite de la aceeași persoană/companie, au același mod de recepționare, etc)
- se poate seta de către administratori un termen de soluționare implicit
- păstrează în baza de date toate detaliile care se găsesc pe formularul pentru Registru de Intrare – Ieșire
- se poate atașa un document digital la cel înregistrat (un scan al documentului depus)
- se poate alege un număr de înregistrare rezervat
3. Rezervarea numerelor de înregistrare
Caracteristici:
- posibilitatea de a rezerva unul sau mai multe numere de înregistrare în contul unui utilizator în ziua în care se face rezervarea
- numai utilizatorii care au acest drept pot face rezervările de numere de înregistrare
- posibilitate de a transfera un număr de înregistrare către alt utilizator
4. Căutarea și diverse acțiuni post-înregistrare
Din pagina cu documente înregistrate se pot face diverse filtrări, căutări dar și o serie de acțiuni cum ar fi editarea, tipărirea dovezii de înregistrare, confirmarea de primire de către un utilizator de la un alt departament, etc.
Caracteristici:
- posibilitatea de a căuta un document după numărul de înregistrare, numele deponentului, data de înregistrare, registrul în care a fost înregistrat, descrierea sau conținutul documentului
- posibilitatea de a edita anumite date ale documentului înregistrat doar dacă a fost înregistrat în ziua curentă
- posibilitatea de a șterge un document înregistrat dar doar dacă acesta este ultimul înregistrat într-un registru
- confirmare de primire a unui document de către un utilizator de la un alt departament (sau mai mulți)
- înregistrarea în alte registre sau alocarea unui număr de ieșire pentru un document care este deja înregistrat fără a mai completa datele deja existente
- Arhivare electronică
- Indexare documente
- Permanent (24/7)
- Curs
- Prin intermediul documentației
- Windows
Depozitul de documente
- este o structură arborescentă de sertare, foldere și documente ce se pot versiona, luându-se în lucru de către un utilizator
- pe fiecare folder sau document se pot defini cuvinte cheie, referințe, atribute speciale sau se pot defini drepturi de vizualizare, modificare sau ștergere
- documentele digitale se pot trimite direct pe flux de lucru sau trimise către registratură
Registratură – Înregistrare documente la intrare
- se pot înregistra documentele la intrare cu următoarele câmpuri: mod de recepționare, tipul documentului, departament, proveniența documentelui, numărul și data documenteului, termen de soluționare (zile), opțiunea document fizic/document digital, număr de înregistrare sau trimiterea pe fluxuri de lucru.
Registratură - Înregistrare documente la ieșire
- orice nomenclator se poate defini din secțiunea Administrare, se pot precompleta câmpurile sau defini dosare implicite în care să se adauge documentele după înregistrare
- se pot folosi numere rezervate
- se pot trimite documentele direct pe flux de lucru încă de la registratură
Rapoarte pe activități
- din acestă secțiune se pot urmări activitățile ce sunt în lucru, cele efectuate sau cele restante
- se pot filtra în funcție de utilizator și departament, status, număr zile până la finalizare, etc
- o anumită activitate se poate accepta sau refuza de către un utilizator, traseul acestui document/sarcină putându-se audita ulterior
Solicită un demo pentru Agora DMS
Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!
Părerea ta contează!
Ne dorim să creștem industria IT&C din România, iar acest lucru nu poate fi posibil decât printr-un sistem transparent de evaluare.
Vă rugăm să adăugați un review pentru aplicația Agora DMS completând câmpurile de mai jos. Toate informațiile de contact sunt utilizate doar pentru validarea feedback-ului și nu vor fi publicate!