Deși aceste documente puteau fi semnate și până acum în format electronic, conform Regulamentului european eIDAS 910/2014 aplicabil în toate statele membre, noile prevederi introduse în Codul Muncii și în Legea securității și sănătății în muncă, reprezintă un pas înainte spre transformarea digitală a domeniului Resurselor Umane.
De asemenea, angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă ce rezultă din încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
De asemenea, conform noilor reglementări, toate cheltuielile aferente achiziționării semnăturilor electronice utilizate în vederea semnării documentelor de încheiere, modificare, suspendare sau, după caz, de încetare a contractului individual de muncă, sunt deductibile.
Când poate fi folosită semnătura electronică?
Semnătura electronică poate fi utilizată în interacțiunea dintre persoane fizice și instituții publice. De exemplu, semnătura electronică poate fi folosită pentru semnarea unor documente electronice (de orice natură – de la contracte si declarații fiscale la facturi și bilanțuri) care pot ajunge la:
- Autoritățile din Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP);
- Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF);
- Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM);
- Oficiul Național al Registrului Comertului (ONRC);
- Casa de Asigurări de Sănătate (CAS);
- Bănci;
- Departamentele (de HR, de vânzări etc.) ale companiilor.
Care sunt costurile pe care le are semnătura digitală?
Costurile pentru obținerea semnăturii digitale pornesc de la:
- Certificat digital + dispozitiv criptografic: 45 Euro
- Reînnoire certificat digital: 27 Euro.
DocuSign este cea mai mare companie de semnături electronice din lume, construind o platformă de semnare electronică a documentelor ce permite digitalizarea completă a fluxurilor de business. Dispunde de orice tip de documente, precum contracte, anexe, acte adiționale, etc.
Se poate semna electronic cu DocuSign, ducând la un proces 100% digital a documentelor interne și externe.
