Procesele se îmbunătățesc continuu, prin tehnologia Cloud

19 martie 2019

Despre experianța uneia dintre cele mai mari companii din domeniul construcțiilor de mașini și unelte, care a decis încă din 2015 să folosească Sistemul modern de Management al Documentelor în Cloud, DocuWare, aflați din Studiul de Caz.

Procesele se îmbunătățesc continuu, prin tehnologia Cloud

Despre experianța uneia dintre cele mai mari companii din domeniul construcțiilor de mașini și unelte, care a decis încă din 2015 să folosească Sistemul modern de Management al Documentelor în Cloud, DocuWare, aflați din Studiul de Caz.

Solicitările și Condițiile Inițiale.

Înaintea introducerii sistemului de management al documentelor (DMS), DocuWare, departamentul de achiziții avea întârzieri din cauza folosirii în mod obișnuit a email-urilor și a documentelor de tip hârtie ca moduri de comunicare și gestionare a etapelor din proces.

Apăreau versiuni noi de documente din cauza actualizării de informații sau a schimbului de email-uri. Dintre ele, unele dispăreau iar procesul de lucru întârzia.

Etapa de autorizare însemna obținerea a patru semnături. Dacă persoanele responsabile lipseau din diferite motive, sau solicitau informații suplimentare, se pierdea mult timp pentru etapele principale ale procesului de achiziții.

Soluția.

Teama că platforma nu va fi utilizată deoarece, de peste 30 de ani angajații erau obișnuiți cu modul vechi de lucru, a dispărut cu decizia de implementare a DocuWare, foarte ușor de folosit.

DocuWare Cloud este ușor de folosit, intuitiv. Astfel, oamenii s-au obișnuit repede cu noul mod de lucru și chiar au venit cu idei de noi de îmbunătățire a setării sistemului.

Capacitatea DocuWare de configurare a fluxurilor de aprobare; accesul facil și de oriunde la documentele de aprobat; eliminarea a 2-3 kilomentri parcurși de către angajați pentru obținerea semnaturile necesare comenzilor; transmiterea comenzilor către furnizori direct din arhivă (fără scanarea lor).

În prezent, procesul de achiziții este digitizat. Zilnic, angajații lucrează cu DocuWare Cloud astfel:  trimit cererile de achiziții în format electronic; găsesc documentele în arhiva electronică și folosesc termeni de căutare astfel acceasează rapid documentele.

Beneficiile digitalizării prin DocuWare Cloud

Procesul de achiziții în firma Comelf s-a eficientizat considerabil.

Avantajele aduse de noul mod de lucru sunt:

  • Găsirea mult mai rapidă a informațiilor necesare
  • Etapele procesului de achiziții se întâmplă într-un timp mai scurt
  • Îmbunătățirea semnificativă a calitatății când se compară serviciile furnizorilor
  • Transparența desfășurării proiectelor
  • Comunicarea eficientă dintre departamentele: achiziții și vânzări.

DocuWare reduce considerabil eforturile echipei IT din interiorul companiei.

Beck et al.

Beck et al. este alegerea potrivită în obținerea performanței de top în afacerile clienților săi prin oferirea de servicii de consultanță, implementare și suport în accelerarea digitalizării.Prin cunoștințele tehnice și de consultanță IT, digitalizează procesele și documentele clienților prin utilizarea unor platf...

Aplicații software recomandate

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Articole IT&C similare

Nu te lăsa îngropat în hârtii, utilizează o soluţie inteligentă de document management

Auzim și discutăm tot mai frecvent de transformarea digitală a mediului de afaceri și de necesitatea digitalizării administrației publice. Dar nu băgăm de seamă faptul că în România business-urile se derulează încă preponderent pe bază de hârtie și că documentele în format fizic sunt prezente în orice birou, chiar și după ce ștampila a fost eli...

Citește tot arrow_forward

Costurile Ascunse ale Managementului Manual al Contractelor

Știai că automatizarea managementului contractelor îți poate crește profitabilitatea anuală cu până la 9%?

Citește tot arrow_forward

15 elemente de analizat când alegi soluția pentru semnarea electronică a documentelor

Există numeroase soluții specifice pentru semnarea electronică a documentelor. Adoptarea unei astfel de soluții duce eficientizarea considerabilă a timpului destinat semnării contractelor, anexelor sau altor documente oficiale. Cum ar fi ca semnarea unui contract cu furnizorul să aibă loc în doar câteva minute pentru a-i câștiga încrederea și a nu-și pierde răbd...

Citește tot arrow_forward