SPAD

Acest modul, pe lângă faptul că facilitează aprobarea unor solicitări ale participanților la un proiect, poate fi configurat să funcționeze și independent în mai multe variante.

Poate fi folosit pentru managementul documentelor înregistrate în firmă, permițând atașarea în baza de date a copiilor documentelor originale și catalogarea acestora utilizând mai multe criterii definite la implementare. În același timp poate îmbunătăți colaborarea între compartimente și utilizatori, prin lansarea de către cei implicați a unor propuneri, idei, care ulterior vor fi avizate de către factorii de decizie.

Deciziile sunt de două tipuri, cele propuse și cele deja luate (avizate). Ele sunt reprezentate grafic în pagina de start a aplicației, permițând astel o vizionare rapidă.

Managementul deciziilor :

• permite managementul documentelor companiei, structurat pe capitole definite de client
• admite un management configurat al actelor care întră sau ies din firmă
• permite un management al solicitărilor interne, cu rezoluții pe diverse nivele și cu aprobare la nivel de conducere, astfel încât să fie un instrument de control decizional dar și unul de informare generală sau specifică legat de hotărârile luate în firmă
• în oricare dintre variantele de lucru, admite asocierea de documente cu salvare a acestora in baza da date , fapt care permite consultarea în orice moment sau etapă

Modulul permite înregistrarea, evidența și gestiunea contractelor, pe categorii definite de utilizatori. Există posibilitatea de atașare a documentelor emise electronic , însă și listarea din aplicație în baza unor modele puse la dispoziție de către firma client. Acțiunile înregistrate în calendarul de evenimente se pot lega de contracte, astfel încât să se genereze rapoarte specifice utile mai ales în cazul prestării de servicii.

In concluzie:

• se pot defini contracte pe categorii și tipologii, se poate ține evidența acestora
• se pot genera formate de listare cadru, pe bază de șabloane 
• permite consultarea permanentă a continutului și termenilor contractuali
• admite asocierea activităților din modulul de evenimente, cu contractele definite în aplicație
• permite urmărirea acțiunilor aferente contractelor prin rapoarte specifice

• evidențierea modului de rezolvare al cazurilor (FAQ)
• legarea cazurilor cu acțiunile (evenimentele) întreprinse pentru rezolvarea lor, estimarea duratelor și a costurilor aferente
• accesul terților la informații secvențial

Modulul conține atât solicitările create de clienți direct din meniu, cât și cele înregistrate de proprii utilizatori, prin apăsarea butonului primire solicitare.

• formatul de listare al solicitării este personalizabil conform cerințelor clientului; pentru ca listarea să fie posibilă este necesară completarea datelor partenerului și ale contactului de bază. Dacă formularul de listare (PDF) nu se incarcă înseamnă că există informații lipsă în sistem
• pe zona de raport solicitari, este posibila aplicarea de filtre, generarea de rapoarte personalizate, care se pot salva cu acces doar pentru utilizatorul care le-a intocmit sau pentru toti utilizatorii din sistem
• se poate face o sortare a datelor afisate dupa campuri, sau se pot descarca informatiile prin export in diverse formate (download)

Managementul solicitarilor:

• gestionează solicitările sosite / depuse de terți în aplicație
• transmitere de informații prin aplicație legat de soluționarea solicitărilor
• transformare automată a solicitărilor în cazuri, pentru rezolvare detaliată în timp, pe baza contribuției continue în timp a părților implicate
• admite atașarea în baza de fișiere cu conținut relevant pentru caz

Comenzile sunt cereri/oferte confirmate. Pastrează același număr cu documentul de proveniență. Practic, este același document caracterizat de altă stare.

• este permisă tipărirea comenzilor prin procedura deja explicată la capitolul cereri/oferte
• din partea de sus, există trimiteri spre diverse rapoarte care pot personalizate
• se pot adăuga butoane de trimitere directă pe alte funcționalități ale aplicației
• atunci când comanda se livrează direct ca sumă de produse și/sau servicii – se poate face facturare directă
• la facturare starea ofertei/cererii și a comenzii se vor schimba automat în închisă, ceea ce presupune că se realizează o livrare integrală
• când livrările sunt parțiale, se vor folosi alte metode de facturare, descrise ulterior
• există posibilitatea de a adăuga filtre sau rapoarte custom, care să afișeze comenzile în funcție de diverse elemente așa cum s-a prezentat anterior

Ofertele pot fi rezultat al solicitărilor sau introduse direct în aplicație.

Desigur pot fi inserate direct de către clienți și atunci poartă denumirea de cereri. Practic este o dublă funcționalitate. Atunci când clienții știu ce să comande plasează direct cereri în sistem, care pot fi analizate, modificate și listate ca oferte.

• se pot adăuga filtre sau rapoarte personalizate în funcție de stadiul cererii, rapoarte care pot fi default, sau custom cu vizionare publică sau personală
• se pot personaliza câmpurile ce pot fi editabile, la cerere
• atunci când produsele au asociată manopera în listele de preț, în ofertă/cerere/comandă vor fi sugerate valorile totale ale manoperei de inserat în document

Administrarea aplicației poate fi facută de câtre utilizatorii cârora li se acordă aceste drepturi. Elementele gestionate astfel sunt:

• lista de control de acces în aplicație
• formatare nume utilizatori
• tema și stilul de afișare 
• configurarea fusului orar caracteristic utilizatorilor
• setarea opțiunilor aplicației
• transmitere de notificări către utilizatori
• configurare grupuri de utilizatori și componența membrilor de grup
• transmitere de e-mail-uri
• calendarul de activități ale utilizatorilor
• jurnalul de erori în utilizarea aplicației
• configurarea administratorilor aplicației
  
  

Administrarea modulelor aplicației:

• administrarea parametri lor de proiecte
• administrarae parametrilor de decizii
• administrarea parametrilor de evenimente
• administrarea parametrilor de solicitări
• administrarea parametrilor de cazuri

Managementul documentelor specifice :

• Modul standard de gestiune a certificatelor de calitate, customizabil la client
• Modul buletine de analiză, customizabil la client
• Modul garanții și emitere certificate de garanție

Aplicația include module de achiziții, vânzări, stocuri.


Facturi:

• se obțin din comenzi pentru facturare directă sau din situații de plată
• se pot lista (având forme de listare diferite în funcție de proveniență)
• există link direct către oferte sau solicitări care stau la baza facturii, cu condiția ca factura să nu includă elemente din mai multe entități de bază
• se pot crea facturi direct, fără a avea la bază o comandă sau o situație de plată
  
  

BC/DC:

• permite înregistrarea consumurilor sub formă de BC (bon consum) sau a devizelor de consum pe lucrari (DC)
• se pot crea fie direct din evenimente fie din menu DC/BC
• odata create au starea Activ. în momentul includerii lor în Situații de Plată, starea devine Inclus și ele nu mai pot fi editate

La creare antedocument este obligatorie selectarea Gestiunii expeditoare (din care se înregistrează consumul/ieșirea), precum și partenerul, comanda și oferta la care se leagă documentul de consum/iesire. Se pot selecta doar comenzi și oferte care au stare Aprobat. Nu se pot înregistra consumuri pe comenzi neaprobate sau finalizate.

• suplimentar se pot asocia cazuri, proiecte, etape de proiect, precum si contracte
• se poate face generare, apoi se pot adăuga poziții suplimentare neprevăzute în ofertă/comandă, dacă este cazul
• tipărirea se realizează din linii document, prin apăsarea butonului de tipărire
• există posibilitatea de trimitere spre lista de documente DC/BC sau spre calendarul de evenimente
• există posibilitatea de a verifica ce astfel de documente sunt disponibile pentru întocmirea situațiilor de plată
  
  

Intrari produse:

• în cazul în care intrarea se face la o anumită data, în valuta, este indicat să nu mai fie editată. Altfel se va prelua cursul din data editării. Dacă nu există curs declarat pentru data intrării, nu se va putea efectua documentul de intrare
• ca si în alte funcțiuni, seriile de documente sunt definite de utilizator pe serii documente și se preiau automat în antet în funcție de codul de document ales
• există posibilitatea de listare a documentului de intrare, prin selectarea lui pentru tipărire prin click pe campul imprimantă și apoi apăsarea butonului tipărire 
  
  

Transfer produse:

• transferurile se fac între gestiuni distincte; rolul lor este de a încărca gestiunea destinație și de a descărca gestiunea sursă
• având în vedere că mișcările de stoc se fac doar în RON, nu trebuie modificate câmpurile valută și curs.
• se pot specifica opțional, proiect, etapă proiect, caz, precum și contractele

Probabil că pare ciudată cumularea în același grafic sau raport, un buget de venituri și cheltuieli și un cash flow. Ei bine în SPAD se poate.

Astfel un manager poate să compare ce costuri sau venituri a bugetat, ce a realizat organizația, dar și cât s-a plătit/încasat în urma activității, făcând o comparație la nivel de lună, sau ani/an.

Pentru cei nostalgici, se pot face analize comparative și la nivel de cincinal.

Modulul asigură managementul activităților, al evenimentelor și task-urilor:

• în mare parte este elementul cheie al aplicației, care leagă modulele între ele, mai ales în condițiile în care se dorește planificarea, controlul și analiza în timp a acțiunilor
• face posibilă programarea acțiunilor atât la nivel de eveniment raportat la un timp de start și unul de final bine definit, cât și alocarea unor perioade de timp mult mai mari pentru a îndeplini anumite scopuri planificate la nivel general
• oferă rapoarte de acțiune bazate pe evenimente deja efectuate, asigură un raport precis și detaliat al activităților în funcție de modulele relaționate