Beck et al. România a acumulat experiență în acest domeniu care determină creșterea eficienței operaționale, încă din anul 2010, atunci când serviciile oferite s-au diversificat înspre consultanță de business, implementare și suport pentru soluții de digitalizare a afacerilor.
Misiunea companiei este de a dezvolta și de a susține modul de lucru digital, astfel încât afacerile să crească în mod inteligent și sustenabil.
Soluțiile pe care le propune pentru eficientizarea modului de lucru se personalizează pe fiecare tip de business, de aceea acestea se adresează companiilor din diverse domenii.
Dintre activitățile transpuse în mediul digital, care pot fi personalizate pentru orice companie, două dintre exemplele concrete de activități operaționale digitalizate de către Beck et al. sunt:
Achizițiile în mediul digital
Digitalizarea achizițiilor vă permite atingerea următoarelor obiective:
- Evidența achizițiilor și centralizarea informațiilor într-un sistem unitar;
- Evidența ofertelor și evaluarea acestora;
- Crearea lanțurilor de aprobare;
- Contractarea;
Particularitățile modului de lucru în mediul digital presupun:
- setarea de tipuri diferite de achiziții (licitație sau directă);
- finalizarea achiziției pe baza unui document justificativ;
- înregistrarea în platformă a sumei estimate, descrierea și realizarea legăturii cu documentele aferente;
- notificarea pe e-mail a aprobatorului și decizia acestuia de a aproba sau respinge cererea de achiziție;
- încărcarea în sistem a facturilor care să consume din bugetul alocat achiziției, în cazul în care cererea a fost aprobată. În caz contrar, cererea revine la inițiator cu mențiunile corespunzătoare.
Beneficiile obținute de către departamentul de achiziții prin transferul etapelor de lucru în mediul digital sunt:
- eficientizarea lanțului de aprovizionare;
- maximizarea timpului de reacție;
- automatizarea proceselor de rutină;
- transparența privind ofertele;
- reducerea timpului pentru o achiziție și potențialul de economisire prin vizibilitatea privind ofertele de preț ale furnizorilor.
Aprobarea facturilor în mediul digital
Scanarea facturilor și preluarea acestora în mod automat de către sistemul de digitalizare răspund următoarelor obiective:
- Accesul la documentele justificative și plata facturilor;
- Consistența informațiilor între diferite platforme informatice;
- Reducerea considerabilă a riscului de a pierde documente.
Pașii care au loc în desfășurarea lucrului în mod digital cu facturile sunt:
- scanarea facturilor;
- identificarea facturilor de către sistem;
- auto-indexarea facturilor din softul de facturare;
- legatura utomată dintra factură, avize si note de recepție;
- când factura este completă, sistemul inițiază fluxul de aprobare specific fiecărei facturi.
Beneficiile care rezultă în companii prin transferul facturilor în mediul digital și crearea de pași automatizați pentru aprobare sunt:
- eficentizarea si fluidizarea procesului de aprobare (comparativ cu lucrul manual cu documentele când se pierde timp cu deplasarea și cu asteptarea pentru semnare);
- vizualizarea de oriunde și oricând a documentelor;
- verificarea documentelor însoțitoare ale facturii printr-un singur click;
- legatura către contract (printr-un link accesibil către Contracte).
Pentru a afla despre obicetivele și specificațiile și altor activități transpuse în mediul digital în companii de către Beck et al. România, accesați prezentarea care să vă inspire pentru a începe transformarea digitală - https://www.becketal.ro/digitalizarea-afacerilor.html
