Ce beneficii reale aduc aplicațiile de tip DMS?
Studiile arată că aproximativ 46% dintre angajați pierd resurse importante de timp pentru a respecta proceduri organizaționale ce implică documente printate, cu o medie de 11 ore pe săptămână alocată rezolvării problemelor implicite apărute pe parcurs. 6 ore dintre acestea sunt considerate a fi irosite, afectând nu doar productivitatea, ci aducând și frustrare în rândul angajaților.
- Fie că este vorba despre aplicații software basic de management al documentelor sau de soluții complexe, ce implică tehnologii de inteligență artificială, orice companie trebuie să știe în orice moment unde se află un anumit document și cum îl poate accesa în cel mai scurt timp posibil.
- Clasificarea automată și procesarea documentelor.
În cazul aplicațiilor software de management a documentelor avansate, cu funcționalități complexe, tehnologiile AI au adus modificări esențiale. Astfel, acestea includ funcții de recunoaștere a caracterelor (OCR), cu rol de “”citire” a documentelor, de procesare și de clasificare a acestora fără intervenție umană. De asemenea, cu cât sunt parcurse mai multe documente cu ajutorul tehnologiilor AI, cu atât mai ușor pot fi identificate modurile în care angajații au interacționat cu acestea și au folosit datele extrase.
- Extragerea datelor importante
- Documentele – cluster.
Conceptul se bazează pe analiza unor secvențe din componența unui document, ce are la bază căutări și rezultate online (exemplu: prin motoarele de căutare).
- Ordonarea datelor
- Securizarea documentelor și a datelor
Beneficiile utilizării unui astfel de software sunt:
- Accelerarea și creșterea eficienței proceselor organizaționale
- Reutilizarea informațiilor existente în organizație
- Generarea facilă a registrelor de documente
- Automatizarea fluxurilor de aprobări în cadrul organizațiilor
- Posibilitatea de a interacționa cu alte organizații la același nivel tehnologic
- Facilizarea accesului la informații
- Protejarea împotriva accesului
- Înțelegerea adecvată a riscurilor, obligațiilor și beneficiilor asociate cu fiecare contract și posbilitatea de a-i informa pe toți cei implicați
- Catalogarea și identificarea diferențiată a documentațiilor
- Reducerea timpului de soluționare a problemelor
De ce aleg companiile o soluție dedicată de management al documentelor?
Irosirea resurselor interne ale companiilor și posibilitatea de a identifica rapid o informație sau o structură de informații dintr-un document sunt cele mai importante motive pentru care companiile aleg implementarea unei aplicații software dedicate.
Industria aplicațiilor software dedicate managementului documentelor este evaluată la peste 980de milioane de dolari în anul 2024. Statele Unite ale Americii reunește cea mai mare rată de adopție a aplicațiilor software cu rol de gestionare a documentelor, Europa având o cotă de doar 11% din piața globală.
Citește mai multe despre soluțiile de management al documentelor din portofoliul Softlead!
