Aplicațiile software de management al documentelor – în topul preferințelor românilor

02 decembrie 2019

Promovate atât ca un concept de reducere a consumului inutil de hârtie cât și ca un element de eficientizare, soluțiile software de tip DMS (Document Management Software Solutions) au devenit unele dintre cele mai importante aplicații implementate în România.

Aplicațiile software de management al documentelor – în topul preferințelor românilor

Ce beneficii reale aduc aplicațiile de tip DMS?

Studiile arată că aproximativ 46% dintre angajați pierd resurse importante de timp pentru a respecta proceduri organizaționale ce implică documente printate, cu o medie de 11 ore pe săptămână alocată rezolvării problemelor implicite apărute pe parcurs. 6 ore dintre acestea sunt considerate a fi irosite, afectând nu doar productivitatea, ci aducând și frustrare în rândul angajaților.

  • Fie că este vorba despre aplicații software basic de management al documentelor sau de soluții complexe, ce implică tehnologii de inteligență artificială, orice companie trebuie să știe în orice moment unde se află un anumit document și cum îl poate accesa în cel mai scurt timp posibil.
  • Clasificarea automată și procesarea documentelor.

În cazul aplicațiilor software de management a documentelor avansate, cu funcționalități complexe, tehnologiile AI au adus modificări esențiale. Astfel, acestea includ funcții de recunoaștere a caracterelor (OCR), cu rol de “”citire” a documentelor, de procesare și de clasificare a acestora fără intervenție umană. De asemenea, cu cât sunt parcurse mai multe documente cu ajutorul tehnologiilor AI, cu atât mai ușor pot fi identificate modurile în care angajații au interacționat cu acestea și au folosit datele extrase.

  • Extragerea datelor importante
  • Documentele – cluster.

Conceptul se bazează pe analiza unor secvențe din componența unui document, ce are la bază căutări și rezultate online (exemplu: prin motoarele de căutare).

  • Ordonarea datelor
  • Securizarea documentelor și a datelor

Beneficiile utilizării unui astfel de software sunt:

  • Accelerarea și creșterea eficienței proceselor organizaționale
  • Reutilizarea informațiilor existente în organizație
  • Generarea facilă a registrelor de documente
  • Automatizarea fluxurilor de aprobări în cadrul organizațiilor
  • Posibilitatea de a interacționa cu alte organizații la același nivel tehnologic
  • Facilizarea accesului la informații
  • Protejarea împotriva accesului
  • Înțelegerea adecvată a riscurilor, obligațiilor și beneficiilor asociate cu fiecare contract și posbilitatea de a-i informa pe toți cei implicați
  • Catalogarea și identificarea diferențiată a documentațiilor
  • Reducerea timpului de soluționare a problemelor

De ce aleg companiile o soluție dedicată de management al documentelor?

Irosirea resurselor interne ale companiilor și posibilitatea de a identifica rapid o informație sau o structură de informații dintr-un document sunt cele mai importante motive pentru care companiile aleg implementarea unei aplicații software dedicate.

Industria aplicațiilor software dedicate managementului documentelor este evaluată la peste 980de milioane de dolari în anul 2024. Statele Unite ale Americii reunește cea mai mare rată de adopție a aplicațiilor software cu rol de gestionare a documentelor, Europa având o cotă de doar 11% din piața globală.

Citește mai multe despre soluțiile de management al documentelor din portofoliul Softlead!

Softlead

Softlead este singurul marketplace cu rol de generator de lead-uri din România, peste 600 de soluții software fiind listate în cadrul platformei. 

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Aplicații software recomandate
Softlead Marketplace

Digitalizarea unui număr tot mai mare de verticale a dus la crearea unei piețe importante de platforme online și de conținut, fapt ce oferă multiple oportunități, dar îngreunează accesul clientului final în identificarea unei solu...

Citește tot arrow_forward
Articole IT&C similare

15 elemente de analizat când alegi soluția pentru semnarea electronică a documentelor

Există numeroase soluții specifice pentru semnarea electronică a documentelor. Adoptarea unei astfel de soluții duce eficientizarea considerabilă a timpului destinat semnării contractelor, anexelor sau altor documente oficiale. Cum ar fi ca semnarea unui contract cu furnizorul să aibă loc în doar câteva minute pentru a-i câștiga încrederea și a nu-și pierde răbd...

Citește tot arrow_forward

Procesele se îmbunătățesc continuu, prin tehnologia Cloud

Despre experianța uneia dintre cele mai mari companii din domeniul construcțiilor de mașini și unelte, care a decis încă din 2015 să folosească Sistemul modern de Management al Documentelor în Cloud, DocuWare, aflați din Studiul de Caz.

Citește tot arrow_forward

Aplicațiile inteligente care gestionează mii de documente în companii

Aplicațiile software cu rol în managementul documentelor sunt prezente în tot mai multe tipuri de companii și industrii la nivel global. Pentru utilizatorii „maturi”, ele au devenit absolut vitale, în timp ce pentru departamentele sau start-up-urile care le achiziționează pentru prima dată  se poziționează cu succes în lista priorităților.

Citește tot arrow_forward