Aplicațiile software de management al documentelor – în topul preferințelor românilor

02 decembrie 2019

Promovate atât ca un concept de reducere a consumului inutil de hârtie cât și ca un element de eficientizare, soluțiile software de tip DMS (Document Management Software Solutions) au devenit unele dintre cele mai importante aplicații implementate în România.

Aplicațiile software de management al documentelor – în topul preferințelor românilor

Ce beneficii reale aduc aplicațiile de tip DMS?

Studiile arată că aproximativ 46% dintre angajați pierd resurse importante de timp pentru a respecta proceduri organizaționale ce implică documente printate, cu o medie de 11 ore pe săptămână alocată rezolvării problemelor implicite apărute pe parcurs. 6 ore dintre acestea sunt considerate a fi irosite, afectând nu doar productivitatea, ci aducând și frustrare în rândul angajaților.

  • Fie că este vorba despre aplicații software basic de management al documentelor sau de soluții complexe, ce implică tehnologii de inteligență artificială, orice companie trebuie să știe în orice moment unde se află un anumit document și cum îl poate accesa în cel mai scurt timp posibil.
  • Clasificarea automată și procesarea documentelor.

În cazul aplicațiilor software de management a documentelor avansate, cu funcționalități complexe, tehnologiile AI au adus modificări esențiale. Astfel, acestea includ funcții de recunoaștere a caracterelor (OCR), cu rol de “”citire” a documentelor, de procesare și de clasificare a acestora fără intervenție umană. De asemenea, cu cât sunt parcurse mai multe documente cu ajutorul tehnologiilor AI, cu atât mai ușor pot fi identificate modurile în care angajații au interacționat cu acestea și au folosit datele extrase.

  • Extragerea datelor importante
  • Documentele – cluster.

Conceptul se bazează pe analiza unor secvențe din componența unui document, ce are la bază căutări și rezultate online (exemplu: prin motoarele de căutare).

  • Ordonarea datelor
  • Securizarea documentelor și a datelor

Beneficiile utilizării unui astfel de software sunt:

  • Accelerarea și creșterea eficienței proceselor organizaționale
  • Reutilizarea informațiilor existente în organizație
  • Generarea facilă a registrelor de documente
  • Automatizarea fluxurilor de aprobări în cadrul organizațiilor
  • Posibilitatea de a interacționa cu alte organizații la același nivel tehnologic
  • Facilizarea accesului la informații
  • Protejarea împotriva accesului
  • Înțelegerea adecvată a riscurilor, obligațiilor și beneficiilor asociate cu fiecare contract și posbilitatea de a-i informa pe toți cei implicați
  • Catalogarea și identificarea diferențiată a documentațiilor
  • Reducerea timpului de soluționare a problemelor

De ce aleg companiile o soluție dedicată de management al documentelor?

Irosirea resurselor interne ale companiilor și posibilitatea de a identifica rapid o informație sau o structură de informații dintr-un document sunt cele mai importante motive pentru care companiile aleg implementarea unei aplicații software dedicate.

Industria aplicațiilor software dedicate managementului documentelor este evaluată la peste 980de milioane de dolari în anul 2024. Statele Unite ale Americii reunește cea mai mare rată de adopție a aplicațiilor software cu rol de gestionare a documentelor, Europa având o cotă de doar 11% din piața globală.

Citește mai multe despre soluțiile de management al documentelor din portofoliul Softlead!

Softlead

Softlead este singurul marketplace cu rol de generator de lead-uri din România, peste 600 de soluții software fiind listate în cadrul platformei. 

Aplicații software recomandate

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Articole IT&C similare

Aplicațiile inteligente care gestionează mii de documente în companii

Aplicațiile software cu rol în managementul documentelor sunt prezente în tot mai multe tipuri de companii și industrii la nivel global. Pentru utilizatorii „maturi”, ele au devenit absolut vitale, în timp ce pentru departamentele sau start-up-urile care le achiziționează pentru prima dată  se poziționează cu succes în lista priorităților.

Citește tot arrow_forward

Nu te lăsa îngropat în hârtii, utilizează o soluţie inteligentă de document management

Auzim și discutăm tot mai frecvent de transformarea digitală a mediului de afaceri și de necesitatea digitalizării administrației publice. Dar nu băgăm de seamă faptul că în România business-urile se derulează încă preponderent pe bază de hârtie și că documentele în format fizic sunt prezente în orice birou, chiar și după ce ștampila a fost eli...

Citește tot arrow_forward

5 curiozități privind adoptarea unei soluții de management a documentelor. De ce DocuWare?

Vă confruntați cu dificultăți privind identificarea și organizarea documentelor sau petreceți mult timp pentru obținerea acordurilor legate de contracte sau de plata facturilor? 

Citește tot arrow_forward