Beneficiile majore aduse de implementarea sistemului JobRouter în echipa de Key Accounts a marelui producător de pe piața locală

19 noiembrie 2019

Dificultățile cu privire la gestiunea corectă a relațiilor cu partenerii de afaceri, a status-ului actual al colaborării sau al respectării clauzelor contractuale determină nevoia unui sistem informatic care să ofere o siguranță privind corectitudinea și acuratețea informațiilor, folosite ulterior în luarea deciziilor.

Beneficiile majore aduse de implementarea sistemului JobRouter în echipa de Key Accounts a marelui producător de pe piața locală

În condițiile în care activitatea unei companii se diversifică constant în retail-ul modern, considerăm că suportul informatic reprezintă un avantaj competitiv. Cu un asemenea suport sunt oferite aplicațiile informatice de automatizare a fluxurilor de lucru și integrarea aplicațiilor informatice, în scopul creșterii eficienței și productivității la locul de muncă.

Spre exemplificare, menționăm un proiect de implementare a JobRouter pe piața locală. Un mare Producător de produse de larg consum se confrunta cu probleme legate de gestiunea Contractelor cu International Key Accounts, care, conform unor clauze contractuale, beneficiau de praguri diferite de Discount-uri. Calculul corect al acestora, aplicate fiecărui client, era o operațiune dificilă și condiționată de mai mulți factori. Aceasta era o mare consumatoare de timp și implica colectarea de informații din mai multe surse. Implementarea unui flux automatizat de gestiune a clauzelor contractuale și de verificare a facturilor a rezolvat această problemă delicată și a oferit detalii despre relațiile contractuale și limitele corecte de discount aplicate.

JobRouter a fost integrat cu B-ORG ERP, astfel încât toate detaliile legate de facturi erau preluate automat. Prin dezvoltarea acestui flux de lucru s-a dezvoltat un management centralizat al clauzelor contractuale, un calcul la zi al cifrei de afaceri și o identificare exactă a cuantumului discount-ului pentru fiecare International Key Account.

Fluxul înainte de implementarea soluției:

· Număr de facturi și contracte analizate: 50 facturi, 20 contracte

· Număr de fișiere Excel folosite în analiză: 3

· Sursele fișierelor Excel: 1 din ERP, 1 din Contracte și 1 din Total

· Zile petrecute pentru verificarea: 11

· Raportarea către General Manager: prin email cu raport creat manual

· Raportare către Comercial Manager: prin email cu raport creat manual, diferit de raportul către General Manager, cu risc ca datele centralizate să difere față de raportul către General Manager

Fluxul după implementarea soluției:

· Număr de facturi și contracte analizate: 50 facturi, 20 contracte

· Număr de fișiere Excel folosite în analiză: 0; 1 proces JobRouter în cadrul aplicației informatice web-based

· Sursele fișierelor Excel: 0; integrare cu sistemele existente și preluarea automată a informațiilor

· Zile petrecute pentru verificarea: 2

· Raportarea către General Manager: automat în aplicație, la un singur click

· Raportare către Comercial Manager: automat în aplicație, la un singur click, date corelate în timp real

Printre beneficiile majore aduse de implementarea unui asemenea sistem, se numără:

  • sistemul este web-based și permite accesul concurent al mai multor utilizatori, folosind orice sistem de operare, orice browser și orice tip de conexiune la Internet, fără nicio instalare pe calculatoarele personale ale utilizatorilor; fiecare utilizator are propriul cont de acces și propriul rol, având acces doar la conținutul specific acestuia;
  • clientul beneficiază de training și suport specializat, orice eroare raportată este tratată și rezolvată de echipa tehnică;
  • sistemul oferă înlocuirea comunicării greoaie și descentralizate folosind e-mailuri, centralizarea datelor fiind posibilă într-un sistem unitar, care permite indexarea și găsirea rapidă a informațiilor;
  • sistemul permite urmărirea printr-un singur click a Obiectivelor asumate prin Contract, pentru fiecare Key Account;
  • sistemul generează rapid rapoarte centralizate și actualizate către General Manager și rapoarte particularizate pentru Management Team;
  • sistemul indică inclusiv conturile Contabile pe care să se introducă Cheltuielile respective;
  • sistemul declanșează notificări prin e-mail, alerte vizuale, asigurarea respectării regulilor și a constrângerilor definite prin validarea datelor;
  • sistemul realizează o procesare a datelor în timp real, precum și definirea de înlocuitori în cazul în care un utilizator nu este disponibil, sarcinile sale fiind automat preluate de înlocuitor;
  • sistemul permite verificarea acurată a facturilor și reduce până la 0 pierderile de bani cauzate de calculul greșit al discount-urilor aferente fiecărui Key Account.

De asemenea, un alt flux implementat cu succes, în cadrul aceluiași agent comercial, a fost cel de management al concediilor; fiecare angajat are acces permanent și actualizat la informațiile personale și poate inițializa cu ușurință o nouă cerere de concediu, procesul de aprobare de către superiori și de informare al colegilor fiind unul extrem de rapid și intuitiv. Astfel, s-a asigurat creșterea eficienței departamentului resurse umane și un status la zi al disponibilității fiecărui angajat. Imaginați-vă o lipsă de centralizare a managementului de personal și problemele de productivitate care pot să derive din această ineficiență, într-o companie chiar și de câțiva zeci de angajați. 

Beck et al.

Beck et al. este alegerea potrivită în obținerea performanței de top în afacerile clienților săi prin oferirea de servicii de consultanță, implementare și suport în accelerarea digitalizării.Prin cunoștințele tehnice și de consultanță IT, digitalizează procesele și documentele clienților prin utilizarea unor platf...

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Aplicații software recomandate
DocuWare

DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, pr...

Citește tot arrow_forward
JobRouter

JobRouter este o platformă care răspunde nevoilor pe care celelalte soluții nu le rezolvă. O platformă de digitizare a proceselor care raspunde la orice cerință a departamentelor interne: IT, financiar, sales, productie, customer service,...

Citește tot arrow_forward
Articole IT&C similare

Procesul de achiziții îmbunătățit datorită adoptării sistemului modern, DocuWare

Una dintre cele mai mari companii din domeniul construcțiilor de mașini și unelte a decis, încă din 2015, să folosească sistemul modern de management al documentelor în Cloud, DocuWare.

Citește tot arrow_forward

15 elemente de analizat când alegi soluția pentru semnarea electronică a documentelor

Există numeroase soluții specifice pentru semnarea electronică a documentelor. Adoptarea unei astfel de soluții duce eficientizarea considerabilă a timpului destinat semnării contractelor, anexelor sau altor documente oficiale. Cum ar fi ca semnarea unui contract cu furnizorul să aibă loc în doar câteva minute pentru a-i câștiga încrederea și a nu-și pierde răbd...

Citește tot arrow_forward

Digitalizarea elimină munca repetitivă din cadrul companiei Clini-Lab cu până la 80%

Principalele diferențe pe care le aduce digitalizarea în comparație cu procesele clasice de management sunt, în primul rând, legate de eficiență și o disponibilitate mult mai bună a informației, atât pentru manageri, cât și pentru angajați.Digitalizarea aduce beneficii care se văd în zona operațională, prin introducerea unor fluxuri clare și control...

Citește tot arrow_forward