Care sunt beneficiile scanării documentelor?
Protejarea mediului înconjurător prin scăderea utilizării hârtiei este o temă abordată la nivel global, dar dincolo de această perspectivă a conservării naturii, companiile aleg soluțiile electronice de management al documentelor pentru a gestiona facil informațiile și pentru a facilita accesul la acele date utile într-un anumit moment.
Iată cum pot fi scăzute costurile prin scanarea documentelor:
- Prin reducerea spațiilor de stocare/depozitare fizică
- Prin creșterea productivității
- Prin eliminarea costurilor asociate activității de asigurare a securității documentelor fizice
- Pin scăderea riscurilor de producere a unor scurgeri de informații.
Managementul documentelor prin folosirea unor aplicații software poate aduce o scădere a costurilor cu bugete cuprinse între 200 și 1000 de dolari/angajat.
Scanarea unui document cu o singură pagină costă în medie între 0.7$ - 0.12$, în timp ce costul mediu al unui document fizic gestionat într-un spațiu generează costuri de aproximativ 17.50$/metru pătrat (bugetul include costurile operaționale).
Care sunt cele mai importante funcționalități tehnice ale unei soluții de management al documentelor, ce include și modulul de scanare?
- Arhivarea electronică a documentelor scanate
- Procesarea documentelor
- OCR – Optical Character Recognition este o tehnologie ce permite convertirea mai multor tipuri de documente, cum ar fi cele scanate, cele de tip PDF sau de tip imagini în documente editabile sau în care se pot efectua acțiuni, cum ar fi căutarea.
- OMR – Optical Mark Recognition este cunoscută ca tehnologia software care are capacitatea de a identifica zonele dedicate căsuțelor de bife din cadrul documentelor.
- Semnătura digitală
- Managementul activităților complementare și importarea datelor în calendare de activități
- Managementul versiunilor de documente.
- Monitorizare
- Citirea documentelor prin coduri de bare
- Integrări specifice, care particularizează nevoile companiei.
Costurile unei aplicații software de management a documentelor
Furnizorii soluțiilor de management al documentelor utilizează două tipuri de modele de cost: on-premise (plata se face o singură dată și include toate costurile aferente proiectului: licențe, servere, mentenanță) sau SaaS (Software as a Service – în cloud), ceea ce înseamnă că plata se face lunar. În cazul aplicațiilor de tip Document Management, există 3 tipuri de servicii complementare ce pot fi achiziționate: implementarea propriu-zisă, training-ul și serviciile de support. În funcție de contractul agreat cu furnizorul ales, acestea pot fi incluse în planul tarifar inițial sau, adesea, sunt oferite gratuit, pentru fidelizarea clientului.
Costul unei licențe de aplicație de document management de tip enterprise pornește de la 200$/lună, în regim SaaS, aceste costuri fiind valabile pentru partenerii și furnizorii Softlead.
Citește și: Care este topul celor 5 aplicații software recomandate pentru managementul documentelor!
Ai nevoie de o aplicație software? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]
