Managementul contractelor și al plăților în domeniul construcțiilor
Acum pot fi utilizate în proiecte de construcții de mare anvergură contractele FIDIC, elaborate de Federația Internațională a Inginerilor Consultanți, organizație fondată în anul 1915 de trei state europene (Belgia, Franța și Elveția).
Sistemul FIDIC include și managementul plăților, care în construcții este foarte complex, cu riscul să apară numeroase erori, mai ales dacă evidențele sunt pe Excel sau verificându-se facturile plătite, și fără utilizarea unui sistem digital. Deseori contractul este unul foarte stufos și ajunge și la 120 - 140 de pagini.
În baza contractului semnat, furnizorul solicită de la bancă două scrisori de garanție: de avans și de bună performanță, care reprezintă câte 10% din valoarea contractului. Garanțiile se află la baza contractului și valabilitatea lor contează în procesul de aprobare al plăților. Pe baza documentului IPC Interim Payment Certificate, furnizorul atestă că în conformitate cu termenii agreați, după munca prestată, este momentul să fie plătit. Cu acest document furnizorul declară livrabilele și completează întreaga documentație (recepție, lucrări, analize tehnice). Echipa de cost control și de management verifică cerința în maxim 5 zile și când o acceptă, furnizorul încarcă factura pentru plată. La fiecare factură, conform standardelor FIDIC, clientul deduce din avansul agreat de 10% și plătește doar 90% din valoarea facturii.
Optimizarea managementului FIDIC cu sistemul JobRouter
Modificarea anumitor condiții este posibilă fiind permise extinderea sau micșorarea contractului, pentru care se întocmesc acte adiționale. Pe o factură intervin numeroase erori, numai dacă ne gândim la faptul că în România pot fi pe o singură factură 4-5 cursuri valutare fiindcă avansul trebuie să rămână la cursul de la momentul încheierii contractului, însă pe parcurs serviciile agreate trebuie să fie adaptate la noul curs valutar. Apare și dificultatea de monitorizare a valabilității facturilor din cauza posibilelor dispute între părțile contractante ce determină întârzieri majore în încheierea și respectarea contractului agreat.
Aceste dificultăți determină nevoia unui sistem digital flexibil, iar noi dezvoltăm un sistem unic de management al contractelor și al plăților FIDIC în platforma de optimizare a proceselor, JobRouter. Cu ajutorul sistemului, deciziile se iau în mod transparent, pe baza aprobărilor făcute și cu o vizibilitate instantanee asupra contractelor și sumelor plătite. De asemenea, se pot face previziuni, în funcție de termenul impus. După încheierea unui contract, în JobRouter se văd sumele achitate și cât mai rămâne de plată.
Aceste aspecte sunt foarte importante pentru companiile din domeniul construcțiilor deoarece este foarte dificil să deții controlul asupra informațiilor de pe teren sau de la distanțe foarte mari.
Atunci când procesul este digital, afli în orice moment stadiul lucrării, în funcție de plățile făcute și care urmează să fie înregistrate. Există o multitudine de posibilități în JobRouter, astfel încât să existe control total asupra procesului FIDIC!
Din experiența noastră, 60% din dificultatea care intervine gestionării contractelor FIDIC revine managementului contractelor și plăților. Crearea unui flux digital aduce vizibilitate asupra proiectului de creare a unei clădiri noi sau de renovare, iar contractele se transmit automat către cost controller sau project manager. Dacă semnarea unui contract pe hârtie durează până la 3 luni, în JobRouter are loc în aproximativ 1-2 săptămâni.
Uneori companiile de construcții mari deleagă partea de administrare a clădirilor către o terță parte. Acest fapt atrage dificultăți în comunicare și lipsa de vizibilitate asupra elementelor importante din contractele încheiate de către terța parte cu furnizorii selectați.
Project managerul și cost controler-ul au și responsabilități legate de noile contracte cu o anumită construcție. Terța parte preia bugetul direct în JobRouter, iar dezvoltarea în JobRouter în mod personalizat a liniilor de buget aduce un avantaj considerabil în ceea ce privește transparența și viteza de execuție. Colaboratorul transmite din nou către responsabilii constructorului fiecare buget spre aprobare. Pe baza aprobărilor, agenția colaboratoare poate să utilizeze bugetul și să facă achiziții în conformitate cu procedurile agreate cu constructorul.
Companiile care lucrează cu JobRouter au transparență asupra informațiilor și identifică imediat datele solicitate în cazul unui audit. JobRouter permite controlul asupra datelor în baza cărora un furnizor a fost selectat sau accesul la oferta fermă a celorlalți furnizori.
În situația în care un angajat nou primește a doua zi o factură și nu are acces la istoricul colaborării, fără un sistem ca JobRouter trebuie să caute toate facturile anterioare, să verifice sumele pentru a se asigura că nu apar diferențe. În plus, este necesar să valideze garanțiile, să verifice toate schimburile valutare și abia apoi poate să facă plata. Trebuie să caute și să verifice aceste documente pentru 70-80 de contractori care trimit zilnic facturi. Dacă aceste facturi nu sunt plătite la timp, există riscul ca furnizorul refuze să mai lucreze pe șantier sau ca reputația companiei are de suferit.
În sistemul JobRouter, noul responsabil adaugă factura pentru plată, moment în care vede tot istoricul și sistemul nu permite înregistrarea plății dacă există o anumită restricție despre care este anunțat printr-o notificare. De exemplu, o notificare poate informa că una dintre scrisorile de garanție a expirat.
Procesele foarte dificile dintr-o companie, care se întind pe 10 de pagini, sunt extrem de greu de gestionat. Prin analiza și optimizarea lor în sistemul JobRouter se ușurează enorm munca oamenilor implicați.
Cu JobRouter răspundem nevoii de a avea o aplicație cu vizibilitate foarte bună, iar implementarea are loc într-un timp rezonabil! În doar câteva zile implementăm un proces digital! Este sistemul care guvernează contractul, cu sau fără intermediar, direct între cel care prestează și constructor!
