Semnătura electronică poate fi utilizată se sine stătător sau prin integrarea cu alte aplicații complexe, cum ar fi, de exemplu, soluțiile software ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) sau dedicate resurselor umane (HR).
Iată câteva dintre cele mai utile practici recomandate companiilor care vor să folosească în mod util și eficient semnătura electronică:
1. Stabilește care sunt tipurile de documente care permit aplicarea semnăturii electronice
Pornind de la specificul business-ului tău sau de la fluxurile interne descrise de procesele și activitățile efectuate în companie, creează o bază de date de tipuri de fișe în care este permisă folosirea semnăturii electronice. De exemplu: acord de achiziții, contracte de angajare, oferte de vânzări, documente financiare, contracte de prestări servicii etc.
2. Stabilește fluxul dedicat semnăturii electronice
În acest pas, este important să fie definite 2 tipuri de fluxuri: în raport cu activitatea internă și conform normelor externe. Mai exact:
- Stabilește fluxurile de semnare conform reglementărilor din țara ta, dar ținând cont și de parteneri externi
- Stabilește care sunt nivele decizionale care pot semna contractele cu semnătura electronică
- Stabilește tipul de semnătură electronică folosit
3. Construiește scenarii de semnare a documentelor cu persoanele responsabile de fluxurile dedicate
Acestea vor ajuta în special în eliminarea blocajelor interne și vor crește eficiența, atât în contextul unui singur departament, cât și la nivelul întregii organizații.
4. Creionează fluxul de viață al unui document
Din momentul în care creat un document într-o organizație, acesta pornește pe unul sau mai multe fluxuri, fiind folosit în activități sau operațiuni diferite, de oameni care ocupă poziții diferite. Acest lucru poate duce la nevoia de creare a unor versiuni diferite, pe care nu le poate opera oricine în companie. Șabloanele de lucru, modalitatea de versionare sunt aspecte esențiale în “viața” unui document.
5. Stabilește de ce alte funcționalități are nevoie semnătura electronică
Există un set de aplicații software sau module care pot funcționa într-o organizație în mod ideal alături de semnătura electronică. Acestea pot fi:
- Aplicații software complexe, cum ar fi soluțiile ERP sau CRM
- Aplicații software sau module software de tip raportare/BI, ce oferă statistici legate de fluxul documentului
6. Stabilește prioritatea de semnare a documentelor
7. Stabilește indicatori de performanță
Semnarea electronică a documentelor poate fi o activitate asociată în special departamentului de vânzări, dar poate închide un flux mai mare de acțiuni interne. De aceea, în măsura în care este relevant, se pot stabili indicatori de performanță compatibili cu obiectivele fiecărui tip de companie în care se folosește semnătura electronică.
Citește și: 60 de situații în care poți folosi cu succes semnătura electronică.
Ai nevoie de o ofertă de preț pentru semnătura electronică? Solicită mai multe detalii completând formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]
