Procesul de achiziții îmbunătățit datorită adoptării sistemului modern, DocuWare

04 decembrie 2019

Una dintre cele mai mari companii din domeniul construcțiilor de mașini și unelte a decis, încă din 2015, să folosească sistemul modern de management al documentelor în Cloud, DocuWare.

Procesul de achiziții îmbunătățit datorită adoptării sistemului modern, DocuWare

Timpi inițiali și întârzieri în cadrul proceselor din companie

Înainte de utilizarea DocuWare, departamentul de achiziții înregistra unele întârzieri din cauza utilizării email-urilor și a documentelor de tip hârtie ca modalități de comunicare și gestionare a etapelor din proces. Apăreau versiuni noi ale documentelor prin actualizarea informațiilor sau a schimbului de email-uri care erau greu de identificat.  

În etapa de autorizare, care presupunea obținerea a patru semnături, dacă persoanele responsabile erau în delegații, lipseau din diferite motive, sau aveau nevoie de informații în plus, se pierdea mult timp pentru etapele principale ale procesului de achiziții.

Care a fost soluția pentru evitarea întârzierilor în procesul de achiziții?

Soluția oferită de către echipa noastră, Beck et al. Services, a fost DocuWare. Aceasta permite utilizatorilor accesul facil și de oriunde la documente. Astfel, angajații nu au mai fost nevoiți să parcurgă distanțe de până la 2-3 km/zi, să obțină semnăturile necesare comenzilor, iar transmiterea lor către furnizori se face direct din arhiva electronică, fără a mai fi necesară scanarea acestora.

Faptul că sistemul DocuWare este ușor de folosit, intuitiv, a ajutat în luarea deciziei de a implementa DocuWare Cloud. Angajații s-au obișnuit repede cu noul mod de lucru și au venit cu idei noi asupra îmbunătățirii setării sistemului.

În prezent procesul de achiziții este digitizat. Zilnic, angajații, lucrează cu DocuWare Cloud astfel: trimit cererile de achiziții în format electronic; găsesc documentele în arhiva electronică și folosesc termeni de căutare astfel încât găsesc documentele imediat.

Beneficiile digitalizării prin DocuWare Cloud

Avantajele modului de lucru digital cu documentele sunt:

  • Găsirea rapidă a informațiilor necesare
  • Etapele din procesul de achiziții se întâmplă într-un timp mai scurt
  • Eficientizarea timpului necesar analizei serviciile furnizorilor
  • Transparența desfășurării proiectelor
  • Comunicarea îmbunătățită între departamente.

Beck et al.

Beck et al. este alegerea potrivită în obținerea performanței de top în afacerile clienților săi prin oferirea de servicii de consultanță, implementare și suport în accelerarea digitalizării.Prin cunoștințele tehnice și de consultanță IT, digitalizează procesele și documentele clienților prin utilizarea unor platf...

Aplicații software recomandate

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Articole IT&C similare

Costurile Ascunse ale Managementului Manual al Contractelor

Știai că automatizarea managementului contractelor îți poate crește profitabilitatea anuală cu până la 9%?

Citește tot arrow_forward

Aplicațiile software de management al documentelor – în topul preferințelor românilor

Promovate atât ca un concept de reducere a consumului inutil de hârtie cât și ca un element de eficientizare, soluțiile software de tip DMS (Document Management Software Solutions) au devenit unele dintre cele mai importante aplicații implementate în România.

Citește tot arrow_forward

Cum a reușit un mare retailer din România să reducă rata de eroare a facturilor sub 0.1%

Un scurt studiu de caz DocProcess despre automatizarea proceselor de control factură-furnizor (Accounts Payable) și beneficiile ei pe termen lung.

Citește tot arrow_forward