DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, prin proceduri interne, care sunt ulterior clasificate, ușor și rapid accesibile utilizatorului.
Cu ajutorul DocuWare, toate documentele dintr-o companie trec printr-un proces de arhivare digitală, pentru a fi apoi stocate într-o sursă unică. Documentele sunt protejate de accesul persoanelor neautorizate prin parolele individualizate şi pot fi accesate prin intermediul cuvintelor cheie sau al listelor disponibile în meniul de organizare.
DocuWare poate fi folosit atât de companiile cu personal redus cât şi de marile corporaţii sau agenţii guvernamentale şi este o soluţie viabilă pentru managementul documentelor folosite în departamenele de vânzări, contabilitate, resurse umane, producţie, şi achiziţii, în domenii precum:
- Financiar-bancar
- Asigurări
- Servicii
- Distribuţie
- Transporturi
- IT
- Producţie
- Educaţie
- Sănătate
Acestea sunt principalele caracteristici ale acestei aplicații de management al documentelor:
- captură documente: scanarea documentelor pe suport de hârtie, importarea oricărui tip de fişiere PC, clasificarea automată a e-mailurilor şi stocarea acestora
- editarea documentelor şi semnăturilor
- personalizarae ştampilelor personale şi publice
- transmiterea unui e-mail direct din DocuWare
- administrarea facilă a sistemului şi a arhivei
- accesarea documentelor de oriunde prin intermediul unei conexiuni la internet
- oferă acces la documente de pe dispozitivele mobile – smartphone-urile iPhone şi tabletele iPad
- jurnalizare şi monitorizare automată a tuturor schimbărilor din sistem
Iată care sunt beneficiile oferite de sistemul DocuWare:
- oferă acces la o arhivă unitară pentru toate documentele financiar-contabile, indiferent de format sau sursă
- accesarea oricărui fişier existent în arhiva DocuWare sau salvarea noilor documente fără a părăsi aplicaţiile în care acestea au fost create
- economii de timp şi de spaţiu de depozitare
- acces securizat, controlat pentru utilizatori
- optimizarea fluxurilor de lucru bazate pe documente
- reducerea riscului de pierdere sau deteriorare a documentelor
- uşurinta în utilizare datorită unei interfeţe intuitive
- posibilitatea de accesare a documentelor, transmiterea acestora prin email sau autorizarea şi semnarea rapidă a facturilor cu ajutorul dispozitivelor mobile
- administrare facilă a sistemului şi a arhivei
- o mai bună structurare a documentelor, prin posibilitatea implementării soluţiei în orice departament din companie
- Drepturi multiple de acces
- Arhivare electronică
- Partajare documente
- OCR
- Indexare documente
- Semnătură electronică
- Căutare avansate în text
- Controlul versiunilor
- Instalare pe calculator/server - Linux
- Instalare pe calculator - MacOS
- Instalare pe mobil (Android nativ)
- Cloud, SaaS, Web
- SaaS
- On premises
- Windows
- Prin browser
- Prin aplicație dedicată pentru iOS
- Prin aplicație dedicată pentru Android
- Da, prin standarde
- Curs
- Webinar
- Prin intermediul documentației
- În intervalul orelor lucrătoare
- Versiune de trial
- Demo individual
- Demo video
- Demo în cadrul unei prezentări
Importarea documentelor
Principul de bază al DocuWare este gândit pentru a funcționa tocmai precum mediul de lucru de la birou:
- documentele ajung prima dată în coșuri pentru documente electronice, unde sunt compactate și sortate; acestea pot ajunge chiar și direct din scanner
- datele se pot extrage din documente cu ajutorul OCR (recunoașterea optică a caracterelor) sau prin citirea codului de bare în timpul procesului de scanare
- pot fi folosite pentru a categorisi, indexa și stoca automat documentul în arhivă
Clasarea automată
DocuWare oferă diferite metode de integrare automată a datelor de indexare din surse externe cum ar fi:
- fișiere text
- baze de date
- agendă de contacte
Regăsirea documentelor
- termenii care sunt căutați pot fi introduși în întregime, parțial sau combinați sau pot fi selectați din liste
- căutarea pe categorii și a textului în întregime pot fi combinate (căutare fulltext, căutare în funcție de obiective și profile de arhivare, căutare integrată cu alte programe)
Managementul versiunilor
Când documentele sunt extrase, versiunea arhivă este blocată pentru editare de către alte persoane, iar o nouă versiune este creată când documentul este reintrodus din nou în arhivă.
Versiunile anterioare sunt reținute pentru verificare și urmărire.
Semnătură electronică
- DocuWare este compatibil cu toate tipurile de semnături electronice: simple, avansate și semnături calificate cât și ștampile și semnături manuale
- semnăturile sunt integrate perfect în sistemul DocuWare, fiind astfel disponibile tuturor utilizatorilor
- se poate adăuga și funcționalitatea barei de status din programul de vizualizare (DocuWare Viewer) care arată dacă un document are o semnătură electronică și dacă aceasta este validă
Însemnarea, adăugarea de comentarii și ștampilarea
- pe aproape orice format de document se pot adăuga notițe, comentarii, notițe scrise de mână, marcaje pe text și ștampile
- când o ștampilă este aplicată unui document în DocuWare Viewer, informația este ștampilată pe document, care simultan poate fi definit să urmeze un anume flux
Locații la distanță și utilizatori mobili
- posibilitatea de a accesa online documentele, indiferent de dispozitiv
- se poate accesa autorizat arhiva prin intermediul internetului de oriunde de pe glob, având la dispoziție toate funcționalitățile
Solicită un demo pentru DocuWare
Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!
Părerea ta contează!
Ne dorim să creștem industria IT&C din România, iar acest lucru nu poate fi posibil decât printr-un sistem transparent de evaluare.
Vă rugăm să adăugați un review pentru aplicația DocuWare completând câmpurile de mai jos. Toate informațiile de contact sunt utilizate doar pentru validarea feedback-ului și nu vor fi publicate!