DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, prin proceduri interne, care sunt ulterior clasificate, ușor și rapid accesibile utilizatorului.
Cu ajutorul DocuWare, toate documentele dintr-o companie trec printr-un proces de arhivare digitală, pentru a fi apoi stocate într-o sursă unică. Documentele sunt protejate de accesul persoanelor neautorizate prin parolele individualizate şi pot fi accesate prin intermediul cuvintelor cheie sau al listelor disponibile în meniul de organizare.
DocuWare poate fi folosit atât de companiile cu personal redus cât şi de marile corporaţii sau agenţii guvernamentale şi este o soluţie viabilă pentru managementul documentelor folosite în departamenele de vânzări, contabilitate, resurse umane, producţie, şi achiziţii, în domenii precum:
- Financiar-bancar
- Asigurări
- Servicii
- Distribuţie
- Transporturi
- IT
- Producţie
- Educaţie
- Sănătate
Ca soluţie pentru gestionarea documentelor, DocuWare este creat pentru a lucra cu un volum mare de date, iar documentele stocate cu ajutorul său pot fi accesate atât de angajaţii companiei dumneavoastră, cât şi de clienţi, ceea ce determină îmbunătăţirea serviciului pentru clienţi şi creşterea productivităţii.
Caracteristici DocuWare
- Captură documente: scanare documente pe suport de hârtie, importare orice tip de fişiere PC, clasificare automată a e-mailurilor şi stocarea acestora;
- Editare documente şi semnături;
- Personalizare ştampile personale şi publice;
- Transmitere e-mail direct din DocuWare;
- Administrare facilă a sistemului şi a arhivei;
- Accesare documente de oriunde prin intermediul unei conexiuni la Internet;
- Acces la documente de pe dispozitivele mobile – smartphone-urile iPhone şi tabletele iPad;
- Jurnalizare şi monitorizare automată a tuturor schimbărilor din sistem.
Beneficiile oferite de sistemul DocuWare
- Acces la o arhivă unitară pentru toate documentele financiar-contabile, indiferent de format sau sursă;
- Acces rapid şi nemijlocit la informaţie de oriunde;
- Accesarea oricărui fişier existent în arhiva DocuWare sau salvarea noilor documente fără a părăsi aplicaţiile în care acestea au fost create;
- Economii de timp şi de spaţiu de depozitare;
- Acces securizat, controlat pentru utilizatori;
- Optimizarea fluxurilor de lucru bazate pe documente;
- Reducerea riscului de pierdere sau deteriorare a documentelor;
- Uşurinta în utilizare datorită unei interfeţe intuitive;
- Posibilitatea de accesare a documentelor, transmiterea acestora prin email sau autorizarea şi semnarea rapidă a facturilor cu ajutorul dispozitivelor mobile;
- Administrare facilă a sistemului şi a arhivei;
- O mai bună structurare a documentelor, prin posibilitatea implementării soluţiei în orice departament din companie.
- Drepturi multiple de acces
- Arhivare
- Partajare documente
- OCR
- Indexare documente
- Semnătură electronică
- Căutare avansate în text
- Controlul versiunilor
- Instalare pe calculator/server - Linux
- Instalare pe calculator - MacOS
- Instalare pe mobil (Android nativ)
- Cloud, SaaS, Web
- On premises
- Windows
- Engleză
- Franceză
- Germană
- Prin browser
- Prin aplicație dedicată pentru iOS
- Prin aplicație dedicată pentru Android
- Da, prin standarde
- Curs
- Webinar
- Prin intermediul documentației
- În intervalul orelor lucrătoare
- Versiune de trial
- Demo individual
- Demo video
- Demo în cadrul unei prezentări
Importarea documentelor
Principul de bază al DocuWare este gândit pentru a funcționa tocmai precum mediul de lucru de la birou: documentele ajung prima dată în coșuri pentru documente electronice, unde sunt compactate și sortate. Acestea pot ajunge chiar și direct din scanner. Datele se pot extrage din documente cu ajutorul OCR (recunoașterea optică a caracterelor) sau prin citirea codului de bare în timpul procesului de scanare, acestea urmând să poată fi folosite pentru a categorisi, indexa și stoca automat documentul în arhivă.
Clasarea automată
DocuWare oferă diferite metode de integrare automată a datelor de indexare din surse externe cum ar fi fișierele text, baze de date și agenda de contacte, facilități care asigură o indexare corectă.
Regăsirea documentelor
DocuWare regasește documentele atât simplu cât și convenabil: termenii care sunt căutați pot fi introduși în întregime, parțial sau combinați sau pot fi selectați din liste. Căutarea pe categorii și a textului în întregime pot fi combinate (căutare fulltext, căutare în funcție de obiective și profile de arhivare, căutare integrată cu alte programe).
Managementul versiunilor
Când documentele sunt extrase, versiunea arhivă este blocată pentru editare de către alte persoane, iar o nouă versiune este creată când documentul este reintrodus din nou în arhivă. Versiunile anterioare sunt reținute pentru verificare și urmărire.
Semnătură electronică
DocuWare este compatibil cu toate tipurile de semnături electronice: simple, avansate și semnături calificate cât și ștampile și semnături manuale. Toate sunt integrate perfect în sistemul DocuWare, fiind astfel disponibile tuturor utilizatorilor. Aici se mai adaugă și funcționalitatea barei de status din programul de vizualizare (DocuWare Viewer) care arată dacă un document are o semnătură electronică și dacă aceasta este validă.
Însemnarea, adăugarea de comentarii și ștampilarea
Pe aproape orice format de document se pot adăuga notițe, comentarii, notițe scrise de mână, marcaje pe text și ștampile. Când o ștampilă este aplicată unui document în DocuWare Viewer, informația este ștampilată pe document, care simultan poate fi definit să urmeze un anume flux.
Locații la distanță și utilizatori mobili
Unul dintre cele mai mari beneficii ale managmentului electronic al documentelor este posibilitatea de a accesa online documentele, indiferent de locație. Clientul DocuWare poate accesa autorizat arhiva prin intermediul Internetului de oriunde de pe glob, având la dispoziție toate funcționalitățile.
Solicită un demo pentru DocuWare
Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!
Părerea ta contează!
Ne dorim să creștem industria IT&C din România, iar acest lucru nu poate fi posibil decât printr-un sistem transparent de evaluare.
Vă rugăm să adăugați un review pentru produsul DocuWare completând câmpurile de mai jos. Toate informațiile de contact sunt utilizate doar pentru validarea feedback-ului și nu vor fi publicate!