Aplicatia de document management M-Files pune la dispozitie functionalitati complete de salvare, arhivare, cautare, istoric, control, versionare, fluxuri de aprobare si raportare. Accesul la documente se face in functie de politica de securitate a organizatiei si se poate adapta la nevoile firmei. Informatia este astfel salvata intr-o baza de date unica si permite regasire usoara a informatiei.
BENEFICII
M-Files aduce o abordarea inovativa cu privire la modul de salvare si organizare a documentelor. In plus, se integreaza in interfata de Windows Explorer si astfel puteti salva si stoca documentele printr-un simplu drag & drop intr-un accesa fisier similar cu unitatile de disc disponibile pe calculator.
- Usurinta in salvare si cautare documente - M-Files organizeaza documentele in functie de ceea ce sunt, nu de locul in care au fost salvate. Tot ce trebuie sa faceti este ca la salvarea documentelor sa completati cateva detalii referitoare la acestea (ex: tipul de document, clientul, contractul, descriere). Odata ce M-Files stie ce reprezinta acel document, il va regasi foarte usor, indiferent ca il cautati in functie de client, de contract sau de tipul de document.
- Interfata intuitiva - M-Files se bucura de o rata de adoptie foarte mare, putand fi utilizata usor de orice tip de utilizatori.
- Elimina structura rigida si haotica de foldere - M-Files inlocuieste structura rigida de foldere cu vizualizari dinamice ale documentelor. Practic, puteti vizualiza documentele in orice format dorit, indiferent ca le dorititi grupate pe clienti, pe ani, pe contracte, pe responsabil sau pe orice alte criterii definite.
- Asigura cautare rapida si vizualizari dinamice - O simpla bifa sau completarea unui cuvant cheie va afisa imediat lista filtrata a informatiilor salvate in sistem. In plus, permite vizualizari dinamice, respectiv salvarea unor „cautari predefinite” care simplifica si mai mult procesul de cautare.
- Elimina duplicatele - o alta consecinta a utilizarii folderelor traditionale de documente este duplicarea acestora. Mai exact, un contract pe un anumit client poate fi salvat atat in folderul clientului, dar si in folderul produsului sau serviciului prestat. M-Files elimina aceasta problema prin salvarea documentului prin completarea unor informatii multiple (ex: tipul de document, clientul, contractul, descriere) care permit regasirea documentului indiferent de criteriul folosit la cautare.
- Salveaza email-urile si atasamentele acestora - Email-ul este un instrument de comunicare utilizat frecvent prin care se transmit informatii si documente vitale ale companiei. Salvarea acestora si a documentelor atasate la email este la fel de importanta, M-Files integrandu-se nativ cu Outlook. Astfel, permite stocarea acestor informatii in aceeasi baza de date comuna, regasirea ulterioara a acestore fiind la fel de usor.
- Cauta in documente PDF - M-Files permite convertirea rapida si usoara a faxurilor, documentelor scanate si imaginilor in documente PDF, astfel incat sa permita cautari in documente.
- Permite colaborare si fluxuri de lucru automatizate - asigura automatizarea proceselor de business precum aprobarea sau revizuirea documentelor de un supervizor. In plus, M-Files faciliteaza colaborarea cu echipe formate atat din avocatii proprii, cat si din parteneri externi, prin functionalitatile de check-out si check-in, editare simultana a unui document (co-autori), publicare si replicare a datelor in cloud.
- Usor de configurat si de instalat – M-Files pune mare accent pe metadate ceea ce ofera o flexibilitate net superioara in configurari, securitate, fluxuri de lucru, cautare.
- Structura transparenta de preturi - M-Files nu necesita module separate pentru activitati de genul task-uri, notificari, salvare email din outlook, workflows, etc sau drivere suplimentare pentru a salva poze. Cu exceptia modulelor OCR, eSigning si Reporting, toate functionalitatile sunt incluse in aplicatia M-Files, ceea ce se reflecta si in pretul solutiei.
- Se adapteaza usor oricarui tip de companie - M-Files este implementat atat in firme mici si medii, cat si in companii foarte mari din toate sectoarele de activitate.
- Recunoastere internationala - de trei ani consecutiv, M-Files este prezenta in Gartner Magic Quadrant, Gartner Hype Cycle, Forrester ECM Wave si Nucleus ECM Value Matrix, fiind recunoscuta ca solutie "leading" in domeniul document management.
- Cloud vs. on premise - aplicatia poate fi utilizata in cloud, local (on-premise) dar si folosind o combinatie a celor doua optiuni.
M-Files integreaza experienta si know-how-ul dobandit in peste 15 ani de dezvoltare, fiind utilizata de mii de companii din peste 100 de tari. Aceasta se poate testa gratuit pentru 30 de zile, informatii suplimentare putand fi obtinute la adresa [email protected].
Mai multe detalii sunt disponibile aici.
- Arhivare
- Căutare avansate în text
- Controlul versiunilor
- Drepturi multiple de acces
- Indexare documente
- Interfață cu echipamente hardware
- OCR
- Partajare documente
- Semnătură electronică
- On premises
- SaaS
- Accesare prin intermediul rețelei companiei
- Accesare prin internet
- Instalare pe calculator/server
- MacOS
- Windows
- Engleză
- Franceză
- Germană
- Română
- Prin aplicație dedicată pentru Android
- Prin aplicație dedicată pentru iOS
- Prin aplicație dedicată pentru Windows Mobile
- Prin browser
- Da, prin dezvoltare la cerere
- Curs
- Prin intermediul documentației
- Webinar
- Permanent (24/7)
Salvare si centralizare fisiere
In M-Files se poate salva orice tip de fisier (doc, xls, pdf, ai, cdr, ppt, email, jpg, etc), permitand centralizarea intregii informatii intr-o baza de date unica. Totul este simplu si rapid deoarece M-Files se integreaza perfect cu sistemul de operare Windows si cu aplicatiile din pachetul Microsoft Office. Astfel, M-Files apare ca o partitie a calculatorului in care se salveaza documente la fel ca in orice alt director.
Cautare documente si informatii
Cautarea si regasirea informatiilor in M-Files este simpla si extrem de rapida. Aceasta se poate face dupa orice proprietate a documentului sau dupa cuvinte si expresii, aplicatia punand la dispozitie si posibilitatea de a defini directoare dinamice. De altfel, un mare atu al M-Files este posibilitatea de a cauta documentele in functie de ceea ce sunt, nu de locul in care a fost salvat. Totodata, cautarea dupa cuvinte sau expresii se face atat in proprietatile fisierelor cat si in textul documentelor, inclusiv PDF.
Editare documente / versionare
M-Files simplifica editarea individuala sau colectiva a fisierelor. Prin functionalitatile check-out si check-in permite generarea unei versiuni noi de document la fiecare modificare a acestuia, ultima versiune fiind implicit disponibila tuturor utilizatorilor. In plus, accesul la istoricul versiunilor e la un click distanta si se permite comparatia facila intre versiuni datorita integrarii cu Microsoft Word.
Directoare dinamice (view)
M-Files foloseste notiunea de directoare virtuale care pot organiza informatia automat, in functie de orice criteriu. Totul este organizat in functie de ce „este”, nu in functie de „locul” in care a fost salvat, ceea ce permite structurarea si vizualizarea documentelor in orice structura dorita. De exemplu, daca doriti sa cautati oferte transmise clientilor, le puteti accesa cu un singur click organizate fie pe client, fie pe intervale lunare de timp.
Acces comun la documente
Distribuirea documentelor catre alti utilizatori este foarte simpla si la un click distanta. Nu mai este necesara transmiterea de email-uri cu atasament mari catre alti colegi deoarece solutia permite trimiterea link-ului catre documentul salvat in M-Files. Mai mult, documentele pot fi editate simultan de mai multi utilizatori prin optiunea de Co-authoring.
Acces de pe dispozitive mobile
Utilizarea M-Files de pe dispozitive mobile asigura accesibilitatea bazei de documente chiar si departe de birou. Noile aplicatii mobile pentru iPhone, iPad, Android si Windows Phone, permit performanta si eficienta chiar si in deplasare. Se pot vizualiza documente si gestiona fluxuri de lucru direct de pe tableta sau smartphone.
Template-uri
M-Files elimina efortul de generare sau formatare a documentelor standard, prin folosirea de template-uri. Se permite inclusiv precompletarea automata a acestuia cu informatiile/proprietatile folosite in salvarea documentului in M-Files (ex: numele clientului, data contractului, etc.).
Permisiuni si securitati
M-Files ofera un control asupra oricarui tip de continut, simplu si usor. Asta pentru ca permisiunile pot fi atribuite pe baza a ceea ce este un document si nu in functie de locul in care se afla. M-Files da posibilitatea managerilor sa stabileasca securitatea si degreveaza responsabilii de IT de aceasta responsabilitate.
Co-editare
Co-Authoring permite editarea simultana a unui document de mai multi utilizatori M-Files. Astfel, prin invitarea altor utilizatori la procesul de editare, un documente poate fi modificat sau completat de mai multi utilizatori in acelasi timp.
Integrare cu Outlook
M-Files este integrat nativ cu Microsoft Outlook ceea ce permite salvarea usoara a email-urilor si a atasamentelor acestora direct in M-Files. Aplicatia va sti automat de ce client sau contract sunt legate aceste documente.
Fluxuri de lucru
M-Files foloseste fluxuri automate de lucru pentru eficientizarea proceselor de business si respectarea procedurilor interne (Ex: aprobarile de contract, revizuiri documente, facturare, etc). M-Files monitorizeaza automat fiecare pas al procesului si trimite o notificare atunci cand o actiune este necesara.
Disponibilitate offline
M-Files asigura vizualizarea, editarea si salvarea documentelor, chiar si fara acces la Wi-Fi sau VPN. Utilizatorul poate selecta dinamic continutul de care are nevoie offline (cum ar fi documentele legate de un anumit client sau proiect) si M-Files se asigura ca sunt disponibile. Ulterior, cand se restabileste legatura Wi-Fi sau VPN, toate modificarile realizate in modul offline se vor sincroniza cu documentele din M-Files.
Scanare documente si OCR
M-Files permite scanarea de documente si transformarea lor automata in documente “cautabile” prin tehnologia OCR construita in M-Files. Aplicatia functioneaza cu orice scanner USB, deci compatibilitate nu este o problema.
Solicită un demo pentru M-FILES
Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!
Părerea ta contează!
Ne dorim să creștem industria IT&C din România, iar acest lucru nu poate fi posibil decât printr-un sistem transparent de evaluare.
Vă rugăm să adăugați un review pentru produsul M-FILES completând câmpurile de mai jos. Toate informațiile de contact sunt utilizate doar pentru validarea feedback-ului și nu vor fi publicate!
