Despre M-FILES
Aplicația de management al documentelor - M-Files pune la dispoziție funcționalități complete de salvare, arhivare, căutare, istoric, control, versionare, fluxuri de aprobare și raportare. Accesul la documente se face în funcție de politica de securitate a organizației și se poate adapta la nevoile firmei. Informația este astfel salvată într-o bază de date unică și permite regăsire ușoară a informației.
Această soluție software poate fi implementată atât în firme mici și medii, cât și în companii foarte mari din toate sectoarele de activitate.
Iată care sunt beneficiile acestei soluții software:
- ușurință în salvare și căutare de documente - organizează documentele in functie de anumite caracteristici
- interfață intuitivă - se bucură de o rată de adopție foarte mare, putând fi utilizată ușor de orice tip de utilizatori
- elimină structura rigidă și haotică de foldere - se pot vizualiza documentele în orice format dorit, indiferent că le doriți grupate pe clienți, pe ani, pe contracte, pe responsabil sau pe orice alte criterii definite
- elimina duplicatele - elimina această problemă prin salvarea documentului prin completarea unor informații multiple (ex: tipul de document, clientul, contractul, descriere) care permit regăsirea documentului indiferent de criteriul folosit la căutare
- salvează email-urile și atașamentele acestora - permite stocarea acestor informații în aceeași bază de date comună, regăsirea ulterioara a acestora fiind la fel de ușoară
- permite colaborări și fluxuri de lucru automatizate - asigură automatizarea proceselor de business precum aprobarea sau revizuirea documentelor de un supervizor
- structură transparentă de prețuri - nu necesită module separate pentru activități de genul task-uri, notificări, salvare email din outlook, workflows, etc sau drivere suplimentare pentru a salva poze. Cu excepția modulelor OCR, eSigning și Reporting, toate funcționalitățile sunt incluse în aplicația M-Files, ceea ce se reflectă și în prețul soluției
- Cloud vs. on-premise - aplicația poate fi utilizată în cloud, local (on-premise) dar și folosind o combinație a celor două opțiuni
De trei ani consecutiv, M-Files se bucură de recunoaștere internațională și este prezentă în Gartner Magic Quadrant, Gartner Hype Cycle, Forrester ECM Wave și Nucleus ECM Value Matrix, fiind recunoscută ca soluție "leading" în domeniul document management.
Aceasta se poate testa gratuit pentru 30 de zile, informații suplimentare putând fi obținute la adresa [email protected] sau aici.
Principalele funcționalități pentru Management documente
- Drepturi multiple de acces
- Arhivare electronică
- Partajare documente
- OCR
- Indexare documente
- Semnătură electronică
- Căutare avansate în text
- Controlul versiunilor
- Interfață cu echipamente hardware
Modalitate de accesare
- Instalare pe calculator/server - Windows
- Cloud, SaaS, Web
Modalitate de licențiere
- SaaS
- On premises
Sistem de operare
- Windows
- MacOS
Accesare de pe dispozitive mobile
- Prin browser
- Prin aplicație dedicată pentru iOS
- Prin aplicație dedicată pentru Android
- Prin aplicație dedicată pentru Windows Mobile
Integrare cu alte sisteme
- Da, prin dezvoltare la cerere
Instruire
- Curs
- Webinar
- Prin intermediul documentației
Suport tehnic
- Permanent (24/7)
Galerie
Module disponibile în M-FILES
Salvare și centralizare fișiere
- se poate salva orice tip de fișier (doc, xls, pdf, ai, cdr, ppt, email, jpg, etc), permițând centralizarea întregii informații într-o bază de date unică
- totul este simplu și rapid deoarece se integrează perfect cu sistemul de operare Windows și cu aplicațiile din pachetul Microsoft Office
- M-Files apare ca o partiție a calculatorului în care se salvează documente la fel ca în orice alt director
Căutare documente și informații
- căutarea și regăsirea informațiilor este simplă și extrem de rapidă și se poate face după orice proprietate a documentului sau după cuvinte și expresii
- aplicația pune la dispoziție și posibilitatea de a defini directoare dinamice
- oferă posibilitatea de a căuta documentele în funcție de ceea ce sunt, nu de locul în care a fost salvat
- căutarea după cuvinte sau expresii se face atât în proprietățile fișierelor cât și în textul documentelor, inclusiv PDF
Editare documente / versionare
- simplifică editarea individuală sau colectivă a fișierelor
- prin funcționalitățile check-out și check-in permite generarea unei versiuni noi de document la fiecare modificare a acestuia, ultima versiune fiind implicit disponibilă tuturor utilizatorilor
- accesul la istoricul versiunilor e la un click distanță și se permite comparația facilă între versiuni datorită integrării cu Microsoft Word
Directoare dinamice (view)
- folosește noțiunea de directoare virtuale care pot organiza informația automat, în funcție de orice criteriu
- totul este organizat în funcție de ce „este”, nu în funcție de „locul” în care a fost salvat, ceea ce permite structurarea și vizualizarea documentelor în orice structură dorită
Acces comun la documente
- distribuirea documentelor către alți utilizatori este foarte simplă și la un click distanță
- nu mai este necesară transmiterea de email-uri cu atașament mari către alți colegi deoarece soluția permite trimiterea link-ului către documentul salvat în M-Files
- documentele pot fi editate simultan de mai mulți utilizatori prin opțiunea de Co-authoring
Acces de pe dispozitive mobile
- utilizarea M-Files de pe dispozitive mobile asigură accesibilitatea bazei de documente chiar și departe de birou
- noile aplicații mobile pentru iPhone, iPad, Android și Windows Phone, permit performanța și eficiența chiar și în deplasare
- se pot vizualiza documente și gestiona fluxuri de lucru direct de pe tabletă sau smartphone
Template-uri
- elimină efortul de generare sau formatare a documentelor standard, prin folosirea de template-uri
- se permite inclusiv precompletarea automată a acestuia cu informațiile/proprietățile folosite în salvarea documentului în M-Files (ex: numele clientului, data contractului, etc)
Permisiuni și securități
- ofera un control asupra oricărui tip de continut, simplu și usor
- M-Files dă posibilitatea managerilor să stabileasca securitatea și degrevează responsabilii de IT de această responsabilitate
Co-editare
- permite editarea simultană a unui document de mai mulți utilizatori
- astfel, prin invitarea altor utilizatori la procesul de editare, un documente poate fi modificat sau completat de mai mulți utilizatori în același timp
Integrare cu Outlook
- este integrat nativ cu Microsoft Outlook ceea ce permite salvarea ușoară a email-urilor și a atașamentelor acestora direct în M-Files
- aplicația va ști automat de ce client sau contract sunt legate aceste documente
Fluxuri de lucru
- folosește fluxuri automate de lucru pentru eficientizarea proceselor de business și respectarea procedurilor interne (ex: aprobările de contract, revizuiri documente, facturare, etc)
- monitorizează automat fiecare pas al procesului și trimite o notificare atunci când o acțiune este necesară
Disponibilitate offline
- asigură vizualizarea, editarea și salvarea documentelor, chiar și fără acces la Wi-Fi sau VPN
- utilizatorul poate selecta dinamic conținutul de care are nevoie offline (cum ar fi documentele legate de un anumit client sau proiect) și M-Files se asigura ca sunt disponibile
- ulterior, când se restabilește legătura Wi-Fi sau VPN, toate modificările realizate în modul offline se vor sincroniza cu documentele din M-Files
Scanare documente și OCR
- permite scanarea de documente și transformarea lor automată în documente “cautabile” prin tehnologia OCR construită
- aplicația funcționează cu orice scanner USB, deci compatibilitatea nu este o problemă
Solicită un demo pentru M-FILES
Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!
Recenzii
Părerea ta contează!
Ne dorim să creștem industria IT&C din România, iar acest lucru nu poate fi posibil decât printr-un sistem transparent de evaluare.
Vă rugăm să adăugați un review pentru aplicația M-FILES completând câmpurile de mai jos. Toate informațiile de contact sunt utilizate doar pentru validarea feedback-ului și nu vor fi publicate!
Alte aplicații software similare
