Procesul de personalizare și digitalizare a fluxurilor de lucru necesită timp și implicare, însă beneficiile pe termen mediu și lung sunt incontestabile. Pentru o companie care derulează anual aproximativ 1000 de proiecte de marketing, cu implementare în zeci de orașe din țară, automatizarea proceselor este soluția ideală.
Mercury360, una dintre agențiile de publicitate de top din România, a început în anul 2018 optimizarea proceselor alături de echipa noastră. Deși anterior au existat unele automatizări de procese în diverse platforme, precum Sharepoint, acestea nu permiteau transpunerea unor activități extrem de vaste, așa cum este posibil în platforma de optimizare a proceselor, JobRouter. Până în prezent, peste 800 de proiecte au fost gestionate de oamenii implicați în procesele optimizate în platforma digitală JobRouter, principalele operațiuni vizate fiind cele din departamentul financiar și logistic.
Digitalizarea oferă vizibilitate în timp real asupra costurilor
Deciziile privind optimizarea costurilor sunt îngreunate în principal de lipsa vizibilității asupra cheltuielilor și profitabilității proiectelor. Aceasta a fost, de altfel, și una dintre nevoile identificate de experții noștri în digitalizarea proceselor de business în etapa de analiză.
Personalizarea fluxurilor financiare specifice proiectelor de marketing (bugete, avansuri, deconturi și carduri de combustibil) a adus îmbunătățiri substanțiale în modul de lucru, facilitând:
- Gestionarea documentelor financiare într-un singur loc de către întreaga echipă implicată (creare, aprobare, control);
- Trasabilitatea în timp real a cheltuielilor per proiect;
- Reducerea timpilor de răspuns (în special pentru aprobarea documentelor financiare);
- Accesul în timp real la date centralizate, care să permită realizarea de analize privind evoluția financiară a proiectelor și urmărirea indicatorilor de performanță;
- Reduceri de costuri (de exemplu, costul anual pentru combustibil a scăzut cu 30%);
- Introducerea de reguli clare, bine stabilite accesibile tuturor angajaților implicați;
- Eliminarea erorii umane.
Rezultate similare sunt așteptate și în cazul digitalizării fluxului de logistică, unde principala provocare a fost lipsa unor date centralizate care să reflecte în timp real situația stocurilor din depozite. Deși există numeroase aplicații de logistică pe piață, specificul domeniului publicității presupune pentru fiecare promoție numeroase materiale sau mostre unice care se distribuie câștigătorilor, astfel încât de foarte puține ori acestea revin în depozit. În acest context, într-un an pot fi mii și zeci de mii de categorii de produse, în permanentă schimbare, ceea ce determina dificultăți mari în obținerea evidenței lor.
Beneficiile vizibile până în acest moment ale fluxului de logistică dezvoltat în platforma de optimizare a proceselor JobRouter sunt:
- Estimarea și încasarea banilor pentru spațiul de depozitare ocupat, ceea ce anterior dezvoltării nu era posibil pentru că nu exista acuratețe sută la sută și accesul la detalii rapide care să justifice facturarea;
- Potențialul de reducere a costurilor prin mutarea unor depozite din vest în România, ceea ce ar determina eficientizarea lanțului de aprovizionare;
- Reducerea timpului de lucru;
- Adaptarea echipei la modul de lucru digital;
- Posibilitatea de a deschide linii de business noi.
“Rezultatele se vor vedea în a doua jumătate a anului viitor [n.n. 2021], estimarea noastră fiind că vom obține economii și vânzări suplimentare pe serviciile de logistică de peste 100.000 de euro anual din faptul că vom elimina timpul pierdut să identificăm unde sunt stocurile sau să clarificăm situații de contradicții care pot să apară în desfășurarea activităților și vom putea factura clienților întreaga sumă aferentă serviciilor logistice prestate”, declară Brăduț Stanciu, Chief Financial Officer of Mercury360
Procesul de transformare digitală din cadrul Mercury360 și rezultatele obținute pot fi urmărite cu ușurință în studiul de caz disponibil aici:
https://tinyurl.com/accesStudiuMercury360
Aceste informații au fost publicate inițial pe pagina Medium a companiei noastre și pot fi identificate aici: https://tinyurl.com/accesBlogStudiuDeCazMercury360
