Descrierea aplicației

SIVADOC, sistemul de gestiune a documentelor şi a fluxurilor de lucru de la SIVECO Romania, oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat.

Beneficiarii direcţi ai îmbunătăţirii fluxurilor interne de comunicare a informaţiilor vor fi în egală măsură organizaţia în sine, prin...

Citește tot arrow_forward

SIVADOC, sistemul de gestiune a documentelor şi a fluxurilor de lucru de la SIVECO Romania, oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat.

Beneficiarii direcţi ai îmbunătăţirii fluxurilor interne de comunicare a informaţiilor vor fi în egală măsură organizaţia în sine, prin creşterea eficienţei operaţionale şi scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar şi clienţii acesteia, care vor fi beneficiarii unor servicii mai eficiente şi a unei comunicări mai bune.

SIVADOC- Sistemul de gestiune a documentelor şi a fluxurilor de lucru

Premise

Gestionarea şi comunicarea într-un mod structurat şi eficient a informaţiilor în cadrul unei organizaţii este o activitate complexă şi dificil de realizat, dar reprezintă una dintre bazele funcţionării acesteia.

În absenţa unei gestionări unitare a întregului flux de documente dintr-o organizaţie, se pot produce blocaje sau întârzieri semnificative în realizarea activităţilor.

Potrivit companiilor de cercetare, 80% dintre angajaţi consumă în medie 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult, recreând documente care există deja. Prin folosirea unei soluţii informatizate a documentelor, gradul de îmbunătăţire a  activităţii creşte cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore.

Din acest motiv, organizaţiile devin din ce în ce mai conştiente de necesitatea existenţei unei arhive centralizate de documente, construită pe criterii clare şi constante, accesibilă în orice moment. Managementul informatizat al documentelor poate deveni, aşadar, un avantaj competitiv însemnat în contextul concurenţial actual.

Descrierea soluţiei

SIVADOC, sistemul de gestiune a documentelor şi a fluxurilor de lucru de la SIVECO Romania, oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat.

Beneficiarii direcţi ai îmbunătăţirii fluxurilor interne de comunicare a informaţiilor vor fi în egală măsură organizaţia în sine, prin creşterea eficienţei operaţionale şi scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar şi clienţii acesteia, care vor fi beneficiarii unor servicii mai eficiente şi a unei comunicări mai bune.

De ce este necesar un produs pentru managementul documentelor?

Există o serie de aspecte care impun utilizarea unui produs pentru managementul documentelor şi al fluxurilor de către organizaţiile de orice tip:

Accelerarea şi creşterea eficienţei proceselor organizaţionale – pe măsură ce avansul tehnologic impune un ritm alert desfăşurării activităţii organizaţiilor, acestea nu îşi mai pot permite să aibă sincope în activitate, generate de transmiterea documentelor în format fizic.

Reutilizarea informaţiei existente în organizaţie – în mediul actual, în care informaţia trebuie prelucrată şi transferată în timp cât mai scurt, este foarte important să se găsească modalităţi de reutilizare şi îmbunătăţire continuă a informaţiilor ce sunt transmise către exterior.

Nevoia de a interacţiona cu alte organizaţii la acelaşi nivel tehnologic – în măsura în care organizaţiile încep din ce în ce mai mult să utilizeze diverse unelte informatice pentru aducerea unui plus de valoare în serviciile oferite, capătă o importanţă majoră necesitatea adaptării la cerinţele tehnologice, atât ale concurenţilor, cât şi ale partenerilor.

Promovarea unei imagini unitare şi coerente – utilizarea unor documente standardizate, tratarea problematicilor similare prin fluxuri bine stabilite şi respectarea unor reguli contribuie la îmbunătăţirea imaginii organizaţiei şi a modului în care activitatea desfăşurată în cadrul acesteia este percepută de către mediul extern.

Necesitatea încadrării în anumite standarde şi alinierea la tendinţele actuale internaţionale – în contextul în care mediul de colaborare se extinde chiar şi peste graniţele naţionale, există anumite cerinţe impuse de necesitatea alinierii la standardele consacrate existente, la care organizaţiile vor trebui să se adapteze la un moment dat, indiferent de tipul activităţii, indiferent dacă este vorba despre organizaţii din administraţia publică sau companii comerciale.

 

Sistemul de management al documentelor asigură totodată şi pregătirea infrastructurii informatice pentru certificarea din punctul de vedere al calităţii activităţii desfăşurate sau susţinerea unei certificări existente.

 

Cum funcţionează soluţia de management al documentelor?

Documentele pot fi create de către un utilizator al sistemului sau introduse în sistem prin mecanisme de tip scanare, import automat din sisteme de fişiere sau alte aplicaţii, prin poşta electronică sau prin generarea automată pe baza unor formulare.

Odată introduse în sistem, documentele pot fi accesate în mod centralizat, din Depozitul de documente, prin intermediul interfeţei specifice a sistemului, bazată pe browserul Web sau prin sistemul de fişiere al sistemului de operare Microsoft Windows. Dacă este necesar, prin intermediul mecanismului de REGISTRATURĂ electronică, documentul primeşte număr de înregistrare în sistem.

Documentele din Depozitul de document pot fi accesate chiar şi de către alte aplicaţii utilizate în cadrul organizaţiei, prin apelarea unei referinţe la calea acestuia în depozitul de documente.

Sistemul va aplica în continuare asupra conţinutului Depozitului de document mecanisme de management al acestuia, cum ar fi păstrarea tuturor versiunilor documentelor generate prin realizarea de modificări asupra acestora, mecanisme de blocare spre editare, mecanisme de securitate şi asigurare a controlului accesului la informaţii.

Un document aflat în depozitul de documente poate fi transmis spre prelucrare sau aprobare pe unul dintre Fluxurile de lucru corespunzătoare tipului documentului respectiv sau unei anumite structuri din organizaţie.

Fiecare flux de lucru păstrează informaţii despre persoana iniţiatoare, coordonatorul activităţii desfăşurate, termenul de finalizare stabilit şi permite urmărirea procesărilor realizate pe parcursul rulării.

La finalizarea prelucrărilor asupra documentului sau după aprobare, acesta poate fi tipărit sau extras din sistem pentru a fi transmis în format electronic către exterior sau pentru a fi publicat pe web site-ul organizaţiei.

FACILITĂŢI OFERITE DE SIVADOC

1. Managementul documentelor

2. Arhivarea documentelor

3. Generarea documentelor în formate standardizate

4. Regăsirea facilă a documentelor

5. Integrarea cu sisteme de mesagerie electronică (e-mail) şi sisteme de management al mesajelor fax

6. Integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows

7. Managementul fluxurilor de lucru şi urmărirea activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei

8. Mecanisme de asigurare a securităţii accesului la informaţii

9. Mecanisme de administrare

10. Flexibilitate

arrow_backCitește mai putin
General rating
Ușurința în utilizare
0/5
Funcționalități
0/5
Suport tehnic
0/5
Raport calitate / preț
0/5
Adaugă un review

Solicită un demo

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Produse asemănătoare
Recomandat
DocuWare

DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, prin proceduri interne de control, care sunt apoi clasificate si puse la dispozitia utilizatorului, pentru accesare ulterioara.Cu ajutorul DocuWare, toa....

Administrarea Contractelor

Solutia Administrarea Contractelor este o componenta din "Fabrica de Solutii Star Storage - Solutii de business adevarate, nu platforme".     Administrarea Contractelor Solutia Administrarea Contractelor de la Star Storage asigura prin functionalitatile sale un model de lucru predefinit pentru a fi usor de pus in practica si adoptat pentru orice tip de organizatie, ....

M-FILES

Aplicatia de document management M-Files pune la dispozitie functionalitati complete de salvare, arhivare, cautare, istoric, control, versionare, fluxuri de aprobare si raportare. Accesul la documente se face in functie de politica de securitate a organizatiei si se poate adapta la nevoile firmei. Informatia este astfel salvata intr-o baza de date unica si permite regasire usoara a informatiei. B....